Atecna: la firma navarra que pasó del papel a la IA

De custodiar papel a gestionar inteligencia: el giro de una firma navarra

Atecna nació hace casi tres décadas custodiando documentos físicos y hoy se define como una compañía tecnológica centrada en la automatización de procesos y la gestión inteligente de la información. Para un founder, la lección no es la longevidad de la empresa, sino el motivo por el que tuvo que reinventarse: el negocio de guardar papel dejó de ser suficiente cuando los clientes empezaron a necesitar que la información trabajara para ellos.

Gorka Lacunza, cofundador de la firma junto a Fernando Iribarren, atribuye esa evolución a la adaptación constante a las necesidades de los clientes y a los cambios tecnológicos. Hoy la compañía trabaja en digitalización documental, automatización administrativa y gestión electrónica de procesos, y mantiene parte de su actividad en archivo y custodia de documentación.

Ese recorrido de casi treinta años es, en realidad, el mismo que están atravesando miles de empresas hispanohablantes en versión acelerada. Lo que a Atecna le tomó décadas, a una startup le toca resolverlo en meses.

Factura electrónica obligatoria: el reto que ya tiene fecha en el calendario

Lacunza señala que el próximo gran desafío llegará con la implantación de la factura electrónica obligatoria entre empresas, y advierte que no se trata de un simple cambio técnico.

"La factura electrónica puede parecer una obligación más, pero en realidad va a obligar a muchas empresas a revisar y modernizar todo su proceso de compras y de gestión administrativa", explica. "Estamos digitalizando tareas que no aportan valor y eliminando cientos o miles de horas de trabajo manual".

El calendario ya está definido. Según TerritorioFintech, la publicación de la Orden HAC/1028/2026 en el BOE completó el desarrollo técnico de la solución pública de facturación electrónica y activó los plazos previstos en la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece). La norma entró en vigor el 6 de octubre de 2026 y establece dos hitos: desde el 6 de octubre de 2027 será obligatoria para quienes superaron los 8 millones de euros de volumen de operaciones el año natural anterior, y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto de empresarios y profesionales afectados.

El mismo medio detalla que la solución pública de la AEAT deberá estar operativa antes del 6 de agosto de 2027, y que las empresas que usen plataformas privadas tendrán que enviar una copia fiel de cada factura al sistema público. Además, el destinatario deberá comunicar el rechazo, la fecha de pago efectivo completo y la fecha de vencimiento en un plazo máximo de cuatro días naturales.

Hay una pieza más que conviene tener en el radar. Según Interempresas, Hacienda retrasó Verifactu hasta octubre de 2028, con el objetivo de que coincida con la llegada de la factura electrónica a las empresas que no superan los ocho millones de euros de volumen de operaciones.

Para Lacunza, la normativa también empujará estándares comunes de intercambio de información entre compañías. Atecna ha desarrollado herramientas específicas para facilitar esa adaptación.

Por qué la calidad del dato decide si tu IA sirve o no

La reflexión estratégica ocupa un lugar central en la actualidad de Atecna: la compañía trabajó en los últimos meses en la definición de su hoja de ruta hasta 2030, un proceso que le permitió identificar nuevas líneas de crecimiento.

"Nuestro foco seguirá estando en la gestión documental, pero entendida de una forma mucho más amplia, incorporando inteligencia documental, datos e información conectada con los procesos de negocio", señala Lacunza.

El punto que más debería interesar a un founder es la advertencia sobre la materia prima de la inteligencia artificial. Según Lacunza, muchas organizaciones acumularon durante años grandes volúmenes de documentos y datos sin criterios claros para su control, conservación o eliminación.

"Hoy almacenamos prácticamente todo porque el entorno digital lo permite, pero eso también genera problemas", afirma. "Si queremos aprovechar las posibilidades de la inteligencia artificial, tenemos que asegurarnos de que trabaja con información válida, actualizada y útil. De lo contrario, estaremos obteniendo resultados a partir de datos de poca calidad".

Es un diagnóstico que choca con la forma en que muchas startups abordan la IA: primero compran la herramienta, después piensan en los datos. El resultado habitual es un piloto que impresiona en la demo y decepciona en producción, porque el modelo está razonando sobre información duplicada, desactualizada o directamente contradictoria.

Atecna sostiene que el verdadero desafío ya no consiste en digitalizar documentos, sino en gestionar de forma eficiente toda la información que generan las organizaciones. Una tarea que afecta tanto a la productividad interna como a la toma de decisiones.

La compañía observa además que muchas empresas siguen identificando la digitalización con la simple conversión de documentos en archivos electrónicos. Un PDF escaneado no es un proceso digitalizado: es una foto de un proceso analógico.

Qué significa esto para tu startup

Si tu empresa factura a otras empresas en España, los plazos de la factura electrónica ya corren. Y si operas en LATAM, el patrón se repite: los países de la región avanzan en modelos de facturación electrónica obligatoria desde hace años, así que la experiencia española es un buen ensayo de lo que viene.

Tres acciones concretas para las próximas semanas:

• Mapea tu proceso de compras y facturación de punta a punta antes de elegir herramienta. El error más caro es comprar un software de facturación electrónica sin haber revisado antes quién aprueba, quién archiva y quién concilia. La norma no exige solo emitir un XML: exige trazabilidad, gestión de rechazos y comunicación de estados de pago.
• Haz una auditoría de datos antes de escalar cualquier proyecto de IA. Lista qué documentos y bases de datos alimentan tus modelos, marca cuáles están obsoletos y define una política de retención y eliminación. Un dato viejo que entra al modelo contamina todas las respuestas que salen.
• Define un responsable de gobierno del dato. No hace falta un equipo grande: hace falta una persona con autoridad para decidir qué información se conserva, qué se actualiza y qué se borra. Sin ese rol, la calidad del dato se degrada sola.

Según ERP-Spain, el reto de la factura B2B no es solo enviar el documento, sino garantizar de extremo a extremo que se genera, se valida, se transmite, se gestionan sus estados y todo el proceso queda trazado de forma demostrable. Esa es una descripción bastante precisa de lo que debería ser cualquier flujo de datos crítico en una startup.

Conclusión

La historia de Atecna no es la de una empresa que cambió de sector, sino la de una que entendió que su negocio nunca fue el papel: era la información. Ese cambio de marco es el que separa a las compañías que sobreviven tres décadas de las que desaparecen cuando su producto original deja de tener sentido.

Para un founder, la conclusión práctica es doble. Primero, la automatización sin datos limpios es una capa de pintura sobre un proceso roto. Segundo, las obligaciones normativas como la factura electrónica no son solo un costo de cumplimiento: son la excusa perfecta para rediseñar procesos que llevaban años funcionando por inercia.

La combinación de automatización, inteligencia artificial y gestión documental marcará buena parte de la evolución de las empresas en los próximos años. Quien ordene su información antes de automatizarla tendrá una ventaja difícil de copiar.

Fuentes

• Cadena SER — De custodiar documentos a gestionar inteligencia: La evolución de Atecna en 30 años
• TerritorioFintech — La factura electrónica obligatoria entre empresas ya tiene fechas
• Interempresas — Verifactu se aplaza y la factura electrónica obligatoria ya tiene fecha
• ERP-Spain — La Factura Electrónica B2B en España tras la Orden HAC/1028/2026