Dos intentos fallidos llevaron a crear Swappi, SaaS que espera llegar a mil comunidades activas

Dicen que la tercera es la vencida. Y esa típica frase, parece resumir la historia de Ian Sutherland, CEO y cofundador de Swappi. Ya que antes de crear el SaaS que facilita la gestión y operación de los administradores de edificios y comunidades, había desarrollado, junto a otros socios, dos innovaciones para el rubro inmobiliario, pero que no tuvieron éxito. 

“A pesar que el desarrollo no funcionó como lo esperábamos, fue clave para armar una red cercana de administradores de edificios y condominios, que hoy son nuestros importantes aliados, e incluso algunos, grandes amigos”, asevera Ian. Cercanía que lo ayudó a entender los dolores de este rubro y a detectar las falencias en la gestión operativa. 

“Estas iban desde la acumulación y el olvido de tareas hasta que no existían controles de seguimientos, cotizaciones, mantenciones o no sabían en qué estaban los proveedores o su propio equipo”, explica. Con el objetivo de entregar una solución a esa problemática del mundo inmobiliario, es que nace Swappi, un software que a través de la tecnología y automatización de procesos facilita la administración de las comunidades. 

Actualmente cuentan con más de 400 comunidades y más de 300 usuarios activos. 

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– ¿Cómo nace Swappi? 

Entré en el mundo inmobiliario luego de dos desarrollos previos relacionados a este sector. El primero lo desarrollamos, junto a uno de los actuales cofundadores de Swappi, Rafael Vera. Considerando el incremento de portonazos y robos,  comercializamos portones de alta velocidad. Comenzamos a gestionar e intermediar proveedores con las administraciones, edificios y condominios. Conocimos así la forma en que funcionan las comunidades, y nos dimos cuenta que el sector inmobiliario estaba al debe con la tecnología. 

El segundo desarrollo, fue una aplicación gestora de cotizaciones, para que a través de la tecnología, los administradores pudieran organizarse mejor con sus proveedores. Para lograr lo anterior, necesitábamos un equipo de confianza, que tuviera las capacidades de querer ser un catalizador del cambio y empujar una mejora del sector inmobiliario, a través de la tecnología. Así, sumamos a Pedro Grand (CTO) y Hugo de la Fuente, ingenieros de software y actuales socios. Con Pedro y Hugo liderando el equipo de desarrollo tecnológico logramos crear este software en un año. 

A pesar que este desarrollo no funcionó como lo esperábamos, fue clave para armar una red cercana de administradores de edificios y condominios, que hoy son nuestros importantes aliados, e incluso algunos, grandes amigos.

– Pero a pesar que no funcionaron, siguieron intentando emprender… 

Seguimos indagando en el rubro y comenzamos a juntarnos con los administradores -fueron más de 100 y sumamos a otros actores como miembros del comité- así como también, nos reunimos con mayordomos, conserjes, proveedores y certificadores. Y nos dimos cuenta de la existencia de importantes falencias en términos de gestión operativa en administración de edificios y condominios.. Estas iban desde la acumulación y el olvido de tareas hasta que no existían controles de seguimientos, cotizaciones, mantenciones o no sabían en qué estaban los proveedores y hasta su propio equipo.

Luego de estas reuniones, detectamos que el principal problema era que la metodología de trabajo, del 90% de los administradores, era a través de procesos manuales: oficinas con murallas tapadas de archivadores y carpetas, no sabían cómo encontrar un archivo específico, cajas llena de papeles, o un sinfín de correos electrónicos, entre otros.

– Faltaba tecnología en los procesos… 

Eran poco eficientes y con falencias operativas. Con mala gestión de recursos, demora en tiempos de respuesta y poca transparencia. Y que en muchas ocasiones,  finalizaban en denuncias y demandas. Cabe señalar que, según el Sernac, 1 de cada 25 edificios tiene denuncias por mala gestión operativa de administradores. 

Luego de ver con nuestros propios ojos este escenario, nos quedó claro que existía una urgencia de mejorar esos procesos, que la tecnología y automatización de la gestión de sus operaciones era la solución. Nuestro desafío se convirtió en lograr para ellos una columna vertebral de información digital, brindándoles control, trazabilidad, seguimiento, reportería y notificaciones: así nació Swappi. Y con ello, logramos pivotar el negocio hacia una solución innovadora y disruptiva.

 – ¿Qué estrategias usaron para lograr un crecimiento?

Una de nuestras principales estrategias ha sido el constante trabajo en equipo en conjunto con los administradores, con quienes hemos logrado ir mejorando continuamente. Nos hemos enfocado en involucrarlos durante toda nuestra planificación y desarrollo, creando en conjunto, un producto que sea acorde a sus necesidades.

Principales obstáculos

– ¿Cuáles fueron los principales problemas que tuvieron en el proceso? 

Cuando pivoteamos desde la primera idea que tuvimos hasta lo que es actualmente Swappi, pasamos por una serie de situaciones muy complejas, desde poner de acuerdo a los socios para cambiar completamente el modelo de negocios -lo que significaba partir de cero  y estar muchos meses sin facturar-, hasta un cambio en el equipo. Pero logramos seguir adelante, debido a que supimos hacia dónde avanzar, así como enfocarnos en conocer, estar cerca de nuestros clientes y entender realmente sus dolores.

– ¿Cómo fueron los primeros meses?

Comenzamos a operar con Swappi a principios del 2023. Respecto a nuestros primeros clientes, tenemos una historia interesante con los hermanos Álvaro y Nicolás Ricardi, dueños de la empresa de administración Santiago Property Management, quienes fueron pioneros en el uso de Swappi. 

Viajaron a Colombia al CIGSA, el evento de propiedades horizontales más grande de Latinoamérica. Y asimismo, lo hizo un grupo de administradores chilenos, quienes fueron en búsqueda de herramientas tecnológicas internacionales para mejorar su  gestión. En el encuentro, se toparon con Álvaro Ricardi trabajando en el software Swappi, en un mesón, quien les explicó cómo funcionaba y el positivo cambio que le trajo a su negocio, ellos dijeron “yo necesito eso, es lo que estoy buscando”. Cuando el grupo de administradores -entre ellos Joaquín Baranda de GESTA y Camilo Martelli de Martelli administración, ambos referentes del rubro-, volvieron a Chile, contrataron de inmediato esta plataforma tecnológica local para mejorar su gestión de la operación.

Actualmente, Swappi cuenta con más de 400 comunidades y más de 300 usuarios activos. 

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– ¿Han buscado financiamiento? ¿Cuántas veces y cuánto dinero recaudaron? 

En relación a la inversión inicial de Swappi, partimos con capital de nuestro bolsillo y luego levantamos $120 millones (US$127.200) en una ronda de friends and family en mayo de 2022.

Ahora estamos enfocados en lograr nuestra meta a mayo del 2024, que es llegar a más de 1.000 comunidades activas y abarcar el 2% del mercado nacional. En relación al futuro, esperamos llegar a 3.500 comunidades y abarcar el 7% del mercado durante los próximos años.

Respecto a la internacionalización, nuestra meta es comenzar a expandirnos a otros países de Latinoamérica como Colombia y Perú. Cabe destacar que el modelo software que desarrollamos con Swappi, nos permite ofrecer un servicio a cualquier administrador del mundo, sin requerir una implementación adicional por región o país.

Para lograr lo anterior, realizaremos una ronda de levantamiento de capital, que nos va a permitir robustecer el equipo, potenciar el desarrollo y aumentar la cantidad de comunidades que queremos tener, así como también lograr cruzar fronteras.

– ¿Cómo han logrado diferenciarse de la competencia? ¿Qué plus tiene Swappi?

Swappi es el único SaaS -tanto en Chile, como en todo Latinoamérica-, que a través de la tecnología, busca mejorar y organizar de forma simple, transparente y en tiempo real, la gestión operativa de administradores en comunidades de edificios y condominios.

Es una plataforma amigable, fácil de utilizar y que puede ser vista a través de cualquier dispositivo. Además, permite a los administradores llevar una trazabilidad de todas sus operaciones, tales como: la supervisión del progreso de tareas, de mantención y del equipo, cotizaciones y registro de proveedores, visitas a terreno informes, planificación anual, entre otros. 

A través de Swappi los administradores pueden entregar o dar visibilidad de la información de forma simple y ordenada tanto digitalmente como en tiempo real, a través de paneles, cartas gantt, reportes exportables y link público. También entrega notificaciones sobre tareas próximas a finalizar, aprobación de cotizaciones, vencimiento de certificaciones y contratos, visitas de proveedores, entre otras.

Cabe señalar, que además de contribuir con la mejora de las operaciones de los administradores y de la entrega de información e informes al comité, Swappi permite mejorar la calidad de vida de las comunidades, quienes podrán tener de forma más rápida y ordenada la información sobre la mantención de sus departamentos o casas en las comunidades donde viven.

– ¿Qué consejo le darías a quienes están recién emprendiendo? 

Lo que considero más valioso: la importancia de tener buenos socios, crear equipo de alto rendimiento y estar cerca de los clientes.