Definición rápida
Data Room es un repositorio seguro de documentos donde una startup centraliza toda la información necesaria para una due diligence. Incluye estados financieros, contratos, propiedad intelectual, registros legales y KPIs del negocio. Un Data Room bien organizado acelera inversiones y transmite profesionalismo al inversor.
¿Qué es un Data Room?
El Data Room (también llamado Virtual Data Room o VDR) es una de las herramientas más importantes del Fundraising. Históricamente era una sala física con documentos en papel; hoy es un espacio digital seguro y organizado.
Cuando un fondo de Venture Capital inicia la Due Diligence, pide acceso al Data Room. Ahí revisarán absolutamente todo: desde el acta de constitución hasta los contratos con los últimos 10 clientes, pasando por estados financieros de los últimos 3 años y las patentes registradas.
Un Data Room bien organizado no solo acelera el proceso: también transmite profesionalismo y genera confianza. Un Data Room desordenado puede ser señal de alarma que retrase o cancele un deal.
¿Qué debe contener un Data Room?
1. Documentos Legales y Corporativos
- Acta de constitución y estatutos
- Cap Table actualizada
- Acuerdos de accionistas (SHA)
- Rondas previas (SAFEs, Convertible Notes, acuerdos de inversión)
2. Financiero
- Estados financieros auditados (últimos 2-3 años)
- Proyecciones financieras (3-5 años)
- Plan de uso de fondos
3. Métricas y KPIs
- MRR/ARR, churn, CAC, LTV, Runway, cohort analysis
4. Propiedad Intelectual
- Patentes, marcas comerciales, derechos de autor, código fuente (acceso limitado)
5. Comercial y Operacional
- Contratos con clientes y proveedores clave, pipeline de ventas
6. Recursos Humanos
- Organigrama, contratos de empleados, acuerdos de Vesting, NDAs firmados
Ejemplos reales en LATAM
Brasil — Serie A: Una startup de logística en São Paulo organizó su Data Room en Notion tres semanas antes de iniciar conversaciones con fondos. El proceso de due diligence tomó 3 semanas en lugar de los 2-3 meses típicos.
México — Adquisición: Una startup de HR Tech rechazó parcialmente una adquisición porque durante la revisión del Data Room el comprador descubrió contratos laborales mal estructurados con contingencias legales. El Data Room reveló problemas que el founder había ignorado.
Chile — Ronda Seed: Un fondo de impacto chileno exigió un Data Room completo incluso para una ronda seed de USD 500K. La startup que lo tenía preparado cerró la ronda 40% más rápido que el promedio.
Herramientas para Data Room
| Herramienta | Precio | Ideal para |
|---|---|---|
| Notion | Gratis / $8/mes | Startups early-stage |
| Google Drive | Gratis | Muy early stage |
| Docsend | $45/mes | Control de acceso y analytics |
| Datasite | Enterprise | M&A complejos |
Errores comunes
- Esperar a que el inversor lo pida: Prepara tu Data Room antes de iniciar el fundraising.
- No controlar el acceso: Usa herramientas que te digan quién accedió a qué y cuándo.
- Documentos desactualizados: Una Cap Table desactualizada es una señal de alarma enorme.
- Sin orden: Un Data Room desordenado es peor que uno vacío.
- Compartir sin NDA previo: Nunca des acceso al Data Room sin NDA firmado.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Cuándo debo empezar a preparar mi Data Room?
Idealmente desde el día 1. Como mínimo, empieza 3-6 meses antes de iniciar un proceso de Fundraising.
¿Qué tan detallado debe ser para una ronda seed?
Para rondas seed o pre-seed, el nivel de detalle es menor. Los inversores ángel se enfocan en métricas básicas, equipo y propiedad intelectual. Un Data Room de 15-20 documentos bien organizados puede ser suficiente.
¿Cómo protejo la información más sensible?
Usa control de acceso por niveles. El código fuente puede estar disponible solo en fases avanzadas. Herramientas como Docsend permiten establecer permisos granulares y revocar acceso en cualquier momento.
Recursos relacionados
- Due Diligence — Proceso que utiliza el Data Room
- Cap Table — Documento central del Data Room
- Fundraising — Contexto del proceso de levantamiento
- Propiedad Intelectual — Sección crítica de cualquier Data Room
