Gemini en Gmail y Copilot: qué leen y cómo apagarlos

Qué hacen Gemini y Copilot con tu bandeja de entrada

Gemini en Gmail funciona ya en una treintena de idiomas, catalán incluido, y Copilot en Outlook arrastra un interruptor para apagarlo desde el 3 de junio de 2025. Entre esas dos interfaces se juega una decisión que casi ningún founder ha tomado de forma consciente: qué parte de su correspondencia —contratos, nóminas, hilos con inversores, códigos de reserva— pasa a ser material que un modelo procesa, resume y cruza con el resto de tu stack.

La diferencia con la ola anterior de asistentes de correo es que estos ya no solo sugieren. Gemini en Gmail hace cuatro cosas según la ayuda oficial de Google: resume hilos largos en puntos concisos, redacta correos o pule borradores, organiza la bandeja —eliminar varios correos a la vez, añadir etiquetas—, busca detalles concretos como horarios de vuelos o seguimientos de envíos y propone horas de reunión a partir de tu Google Calendar. Se abre con el botón Pregunta a Gemini, arriba a la derecha.

La función Ayúdame a escribir va un paso más allá y es la que menos gente conoce: según Google, extrae de forma proactiva detalles de tus otros correos y de tus archivos de Drive —códigos de reserva, horarios— para personalizar el borrador sin que se lo pidas. Puedes ver qué documentos consultó pulsando Fuentes.

¿Y esto cómo se aplica en tu negocio?

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Copilot en Outlook ofrece el botón Resumen por Copilot en la parte superior de cada conversación. El resumen puede incluir citas numeradas que te llevan al correo de origen, y en el nuevo Outlook y en la versión web también resume adjuntos en PDF, Word o PowerPoint. Funciona en Outlook para Microsoft 365, el nuevo Outlook para Windows, Mac (solo la versión más reciente), Android, iOS y la web.

El salto cualitativo está en el verbo organizar. Un asistente que borra correos o etiqueta hilos no solo lee: ejecuta. Y todo lo que entra en la bandeja, incluido lo que envía un desconocido, pasa a ser material que el modelo procesa. Es el mismo riesgo de inyección de instrucciones que aparece en cualquier agente: un correo con instrucciones ocultas es, para el modelo, texto legítimo.

La percepción de quien los usa también diverge. En Android Police describieron Copilot en Outlook móvil como un añadido lento y poco nativo, frente a una integración de Gemini en Gmail que resuelve consultas cruzadas con Calendar sin salir de la app.

¿En qué planes llegan a España y cuánto cuestan?

En Gmail depende del tipo de cuenta y de la función. Google indica que Gemini está disponible para usuarios de Gmail con Google AI Pro o Ultra y se incluye en todos los planes de Google Workspace; su página de requisitos añade Google AI Plus para cuentas personales y fija una edad mínima de 18 años.

La trampa está en la versión gratuita. Con una cuenta personal sin plan, Google ofrece sin coste Ayúdame a escribir, los resúmenes con IA de conversaciones y las respuestas sugeridas, pero solo en Estados Unidos. Con un plan apto, Ayúdame a escribir está disponible en todo el mundo y en español.

Aquí la documentación de Google se contradice. Esa misma página sitúa los resúmenes gratuitos solo en Estados Unidos, mientras que la ayuda específica de los resúmenes creados con IA dice que están disponibles para todos los usuarios de Gmail a nivel mundial, en ocho idiomas que incluyen el español, siempre que tengas activadas las funciones inteligentes. A 31 de octubre de 2026, Google no aclara cuál de las dos páginas manda. El panel lateral de Gemini, que sí exige plan, funciona en una treintena de idiomas, catalán incluido.

En Outlook, Microsoft indica que Copilot está en Microsoft 365 Personal, Familia y Premium, que ahora incluyen créditos de IA para Word, Excel, PowerPoint, Outlook y otras apps. Dos detalles que se pasan por alto: en Familia y Premium las funciones de IA solo están disponibles para el titular de la suscripción, no para los demás miembros, y se deshabilitan para usuarios por debajo de una edad mínima que varía según la región. Microsoft no menciona restricciones por país en esas preguntas frecuentes; en cuentas de trabajo, la disponibilidad depende de la licencia de tu empresa.

Para poner cifras al contexto empresarial, TechRepublic recoge que Microsoft lista Microsoft 365 Copilot Business desde US$18 por usuario al mes con facturación anual, frente a un precio de partida habitual de US$21, y que hace falta un plan de Microsoft 365 que cumpla los requisitos. El mismo medio sitúa Workspace Business Standard en US$14 por usuario al mes con compromiso anual, precio de lista en Estados Unidos. Son planes de empresa, no las suscripciones personales, pero sirven de referencia: en Workspace, Gemini ya viene incluido en el plan, así que la decisión no es de presupuesto sino de gobernanza.

¿Qué pasa con tus correos y tus datos?

Depende de si la cuenta es de empresa o personal, y la diferencia es grande.

Google en Workspace. El centro de privacidad de IA de Workspace afirma que el contenido no se somete a revisión humana ni se usa para entrenar modelos de IA generativa fuera de tu dominio sin permiso, y que Gemini no comparte tu contenido fuera de la organización sin permiso.

Google en cuentas personales. La página de IA de Gmail remite al aviso de privacidad de Gemini y asegura que Google elimina con herramientas automatizadas la información de identificación personal de los subconjuntos de datos que usa para entrenar Gemini. La formulación conviene leerla despacio: no dice que no se use nada, dice que se filtran los datos identificativos.

Microsoft. Para cuentas personales, la compañía afirma que las peticiones, las respuestas y el contenido de los archivos al usar Copilot en sus apps no se usan para entrenar modelos base. Para empresas, su documentación de privacidad añade que el tráfico de usuarios de la UE permanece dentro del Límite de datos de la UE.

Cómo desactivar Gemini en Gmail y Copilot en Outlook

Ninguno de los dos interruptores es quirúrgico: apagar la IA se lleva por delante otras funciones.

Gmail. En Configuración > Ver todos los ajustes > General, desmarca Activar funciones inteligentes en Gmail, Chat y Meet y, en Gestionar ajustes de funciones inteligentes de Workspace, desactiva Funciones inteligentes en Google Workspace, que controla Google Workspace con Gemini. Google avisa de que así también se desactivan la escritura y la corrección asistidas en Gmail y otras apps. En el Espacio Económico Europeo —España incluida— estos ajustes vienen desactivados por defecto.
Outlook con cuenta personal. Microsoft incluye desde el 3 de junio de 2025 un interruptor Activar Copilot en el apartado Copilot de la configuración de Outlook en la web, Android, iOS, Mac y el nuevo Outlook para Windows. La elección se aplica a todos los dispositivos con la misma cuenta. No hay fecha para el Outlook clásico de Windows, y el ajuste no existe si entras con una cuenta profesional o educativa. La alternativa radical —desactivar las experiencias que analizan el contenido— apaga también las respuestas sugeridas.

Qué significa esto para tu startup

Primera lectura: en Europa el defecto es el bueno, y eso es frágil. Que las funciones inteligentes de Gmail lleguen apagadas en el Espacio Económico Europeo es una ventaja regulatoria con caducidad práctica: basta que alguien del equipo las active para que el buzón compartido de soporte, facturación o legal empiece a procesarse. Si tu equipo usa Gmail de Workspace, revisa el estado del ajuste en las cuentas que tocan datos sensibles y no solo en la tuya.

Segunda: el titular de la suscripción no es el equipo. En Microsoft 365 Familia y Premium, las funciones de IA solo las tiene el titular. Si tu startup opera con una suscripción familiar para ahorrar coste —algo habitual en equipos de dos o tres personas—, el resto no tiene Copilot aunque pague la cuenta. Y si lo que quieres es apagarlo, el interruptor tampoco está donde crees: no existe en cuentas profesionales.

Tercera: separa el buzón que decide del buzón que informa. Un asistente que resume y borra es útil en una bandeja de newsletters y notificaciones; es una mala idea en la cuenta que guarda nóminas, contratos con clientes o historiales médicos. La decisión razonable no es encender o apagar en todas partes, sino segmentar: IA activada donde el coste de un error es cero, apagada donde el correo es un expediente.

Un análisis previo de wwwhatsnew sobre Gemini en Workspace llegaba a una conclusión parecida desde el otro lado: las funciones de resumen son las que devuelven tiempo inmediato, mientras que las de generación funcionan como acelerador de primeros borradores y no como sustituto del criterio humano. Ese es exactamente el marco para decidir qué enciendes.

Dos acciones que puedes ejecutar esta semana:

Revisa en Configuración > Ver todos los ajustes > General qué estado tiene Activar funciones inteligentes en las cuentas de Workspace de tu equipo, empezando por administración y finanzas.
Si usas Outlook con cuenta personal o familiar, entra en el apartado Copilot de la configuración y comprueba el interruptor Activar Copilot en cada dispositivo; el cambio se propaga a todos, así que una sola decisión basta.

Conclusión

Gemini y Copilot no son la misma cosa con distinto logo. Gemini en Gmail puede organizar la bandeja y sacar datos de Drive sin que se lo pidas; Copilot en Outlook se queda más cerca del resumen y el borrador, con citas que apuntan al correo original. La documentación de Google todavía no aclara si los resúmenes gratuitos son globales o solo estadounidenses, y Microsoft no ha llevado el interruptor al Outlook clásico ni a las cuentas de empresa.

Para un founder, la pregunta útil no es cuál es mejor, sino qué correo tuyo merece estar dentro de un sistema que resume, cruza y, en algunos casos, actúa. Ese inventario —y no la comparativa de funciones— es lo que hay que hacer antes de pagar la suscripción.